Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 02.07.2023 in Kraft! Abhängig von der Unternehmensgröße müssen Unternehmen oder auch öffentliche Stellen ab nächsten Monat, spätestens jedoch ab Dezember 2023, eine sogenannte interne Meldestelle einrichten und betreiben. Nur für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden gilt die Verpflichtung nicht, gleichwohl wäre auch bei diesen Unternehmen die Einrichtung von Vorteil. Die nicht gesetzeskonforme oder unterlassene Einrichtung der Meldestelle ist bußgeldbewehrt.
Kennzeichnend für die interne Meldestelle ist die Gewährleistung der Entgegennahme von Meldungen der Beschäftigten über mögliche Rechtsverstöße im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit. Die Bandbreite meldefähiger Verstöße ist groß. Die Meldestelle muss entsprechende Meldungen telefonisch, per Textform (E-Mail) und bei Bedarf sogar im Rahmen eines persönlichen Gespräches entgegennehmen, streng vertraulich behandeln, bewerten und an die jeweiligen Ansprechpartner im Unternehmen bzw. in der Behörde zwecks weiterer Aufklärung weiterleiten. Im Anschluss muss die Meldestelle den weiteren Kontakt mit dem Hinweisgebenden aufrechterhalten und über etwaige Maßnahmen berichten. Schließlich obliegt der Meldestelle die ordentliche Dokumentation aller Vorgänge und die Aufbewahrung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Die interne Meldestelle kann durch eigene Mitarbeiter im Unternehmen genauso betrieben werden wie im Rahmen einer Auslagerung an einen externen Dienstleister. Im Falle der internen Besetzung der Meldestelle stellen sich allerdings nicht unerhebliche zusätzliche Herausforderungen, um die Unabhängigkeit, Anonymität und nicht zuletzt die Verhinderung möglicher Interessenkollisionen zwischen Meldestelle und Hinweisgeber zu vermeiden. Insoweit werden sowohl technisch als auch organisatorisch ggf. weiterreichende Maßnahmen erforderlich sein, um den gesetzeskonformen Betrieb zu gewährleisten. Schließlich muss die Meldestelle auch über eine hinreichende Fachkunde verfügen, um eingehende Meldungen bewerten zu können.
Um einen den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Betrieb der internen Meldestelle ohne zusätzliche organisatorische Belastungen für das Unternehmen zu gewährleisten, empfehlen wir grundsätzlich die Auslagerung an einen externen Dienstleister. Gerne wollen wir Ihnen dies näher erläutern.
Bei sämtlichen Fragen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz oder den Betrieb der internen Meldestelle stehen wir und insbesondere unser Partner Dr. Wolff Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. Dr. Wolff ist Datenschutz- und Compliance-Experte und kann zu allen Aspekten des Hinweisgeberschutzgesetzes berichten. Dr. Wolff bietet zudem Webinare an, in denen er in einer 20-minütigen Präsentation das Thema kompakt aufbereitet und die Gelegenheit für eine anschließende Diskussion bietet. Bei Interesse melden Sie sich bitte im Sekretariat von Dr. Wolff unter der E-Mailadresse inna.lehmann@bmz-recht.de für Ihre kostenfreie Teilnahme an.